La vostra organizzazione utilizza strumenti come Microsoft 365, software per la gestione automatizzata di ticket o assistenze, metodi di tracciamento basati su GPS, soluzioni aziendali per conferenze via web o che comunque in qualche modo possano monitorare le attività dei dipendenti?
Il Dlgs 104/2022 del 27 giugno 2022, comunemente chiamato “Decreto Trasparenza”, entrato in vigore il 13 Agosto 2022, ha importanti impatti sull’adeguamento alla privacy delle organizzazioni, in particolare per quanto riguarda i trattamenti dati dei dipendenti.
La nostra impressione è che non gli sia stata data la giusta attenzione, ma se non rispettato prevede sanzioni anche importanti.
Infatti l’art. 4, oltre a prevedere la consegna di specifici documenti e informazioni all’atto dell’assunzione, nella parte in cui fa riferimento all’inserimento dell’art. 1-bis al decreto legislativo 152 del 26 maggio 1997, prevede ulteriori obblighi informativi qualora si verifichi ”l’utilizzo di sistemi decisionali o di monitoraggio automatizzati deputati a fornire indicazioni rilevanti ai fini della assunzione o del conferimento dell’incarico, della gestione o della cessazione del rapporto di lavoro, dell’assegnazione di compiti o mansioni nonché indicazioni incidenti sulla sorveglianza, la valutazione, le prestazioni e l’adempimento delle obbligazioni contrattuali dei lavoratori.”
Inoltre, recita più avanti:” Il datore di lavoro o il committente sono tenuti a integrare l’informativa con le istruzioni per il lavoratore in merito alla sicurezza dei dati e l’aggiornamento del registro dei trattamenti riguardanti le attività di cui al comma 1, incluse le attività di sorveglianza e monitoraggio. Al fine di verificare che gli strumenti utilizzati per lo svolgimento della prestazione lavorativa siano conformi alle disposizioni previste dal Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 27 aprile 2016, il datore di lavoro o il committente effettuano un’analisi dei rischi e una valutazione d’impatto degli stessi trattamenti, procedendo a consultazione preventiva del Garante per la protezione dei dati personali ove sussistano i presupposti di cui all’articolo 36 del Regolamento medesimo.”
Ne deriva pertanto l’obbligo di una valutazione d’impatto oltre all’aggiornamento delle informative dei dipendenti e del registro dei trattamenti.
La sanzione in caso di inadempimenti è quella prevista dall’art. 19 comma 2 del decreto legislativo 276 del 10 settembre 2003, ovvero da 250 a 1.500€ a dipendente (quindi le aziende con più dipendenti rischiano sanzioni più pesanti), alla quale si potrebbero aggiungere le sanzioni del Garante della privacy in caso di mancato aggiornamento dei registri dei trattamenti, dell’informativa o in assenza di analisi dei rischi e valutazione d’impatto.
Il testo integrale della legge, e dell’articolo 4 in particolare, sono consultabili a questo link direttamente sul sito della Gazzetta Ufficiale
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